Del: - -

Undgå de hybride møders A og B-hold

Når nogle deltager i mødet hjemmefra og andre er sammen på kontoret, risikerer hjemmearbejderne at blive hægtet af mødet. Det er en stor udfordring for lederen af det nye hybride arbejde, som vokset efter corona-perioden.

Af Søren Svith

”Over de seneste 12 måneder har vi fundet ud af, hvordan vi får tingene gjort, når vi alle sammen arbejder hjemmefra.  Nu har vi brug for gentænke, hvordan vi håndterer den mudrede middelvej. Altså når nogle mennesker er sammen ansigt til ansigt, mens andre er med på distancen.” Sådan definerer vicepræsidenten i Microsoft 365, Jared Spartaro, udfordringen ved det hybride arbejdsliv.

En væsentlig del af den mudrede middelvej er de hybride møder, der ifølge chefkonsulent Mads Bendixen fra Summit Consulting, en stor udfordring for lederne lige nu.

”Mange taler om, at der kommer et A- og et B-hold. At dem, der sidder sammen på kontoret, får mere ud af mødet en dem, der sidder hjemme eller andre steder væk fra hovedkontoret. Hvis lederen skal undgå det, må han eller hun fokusere på to ting: Bedre teknologi og gennemtænkt mødeledelse,” siger han.

Grynede billeder og skrattende lyd

Teknologien er vigtigt, fordi den definerer, hvor mange informationer, vi kan få med fra mødet, når vi er med på distancen. I forvejen er det svært at aflæse de andres signaler, når vi ikke sidder overfor hinanden, men en dårlig lyd eller billedforbindelse gør det endnu sværere at følge med. Dårlige forbindelser og dårligt udstyr bidrager også til den udmattelse, som mange har oplevet i coronaperioden, fordi de næsten udelukkende har arbejdet ved skærmen – også kaldet tech-udmattelse eller digital udmattelse (se også artiklen Teknologien effektiviserer og udmatter os)

”Det er muligt at beholde optimisthatten på som leder, hvis man sørger for at holde øje med de teknologiske muligheder. Det kan fx handle om store skærme, hvor man kan få hele kroppen med på de kolleger, der deltager på distancen. Det kan også være ekstra kameraer fx på små tripods, så dem, der arbejder hjemmefra, får mulighed for at skifte perspektiv og se rundt i mødelokalet,” vurderer Mads Bendixen.

En anden mulighed er at have et kamera for hver person i mødelokalet.

”Lige nu er der mange som gør sig erfaringer med, at alle sidder med laptop-kameraer, også dem, der sidder i møderummet sammen. Det er en mulighed for at stille alle mere lige, men samtidig mødes man også på den laveste fællesnævner, påpeger Mads Bendixen.

Vi falder tilbage i gamle vaner

Når det gælder mødeledelsen, så er den største faldgrube, ifølge Mads Bendixen, at vi gør som vi plejer.

” Jeg havde en opgave i sidste uge, hvor vi hvor vi trænede hybride møder for en kunde. Vi gjorde meget ud af at forberede deltagerne og mødelederen. Det skulle være opmærksomme på deres kolleger, der var med på distancen og på at lave indtjekning, så alle var involverede fra starten. Men meget hurtigt under mødet glemte de alt om det og faldt tilbage i gamle vaner. Så det er helt klart et område, hvor vi kan blive dygtigere,” vurderer han.

Det bliver i høj grad mødelederens opgave at sørge for, at man ikke falder tilbage i de gamle vaner. Derfor påpeger Mads Bendixen, at det bliver ekstra vigtigt, at lederen uddelegerer mødeledelsen, når han eller hun selv skal fremlægge noget eller på anden måde er meget engageret i mødets indhold.

Nye muligheder

Selv om de hybrider møder volder vanskeligheder lige nu, er det også et område, hvor arbejdspladserne lærer meget nyt og opfinder nye tiltag.

”Nogle steder bliver dem, der er med på distancen taget på en virtuel runde på kontoret, hvor de lige kan hilse på folk ved skrivebordene. Andre steder har man en fast praksis med at starte mødet ude, dvs. hos dem, der ikke er fysisk til stede. På den måde bliver de inviteret bedre ind i mødet,” siger Mads Bendixen.

Han oplever også, at corona-perioden har fået nogle arbejdspladsers øjne op for, at de hybride møder giver bedre muligheder for at mødes med afdelinger andre steder i landet eller i udlandet, og at det skaber en bedre integration.

Her kan teknologien være med til at gøre samarbejdet mere gnidningsfrit.

”Jeg har selv engang deltaget i et møde, hvor medarbejdere fra universitetshospitalet i Roskilde mødtes med kolleger fra søsterhospitalet i Køge. Her var skærmen meget stor, og samtidig var lyden og billedkvaliteten i top, så det føltes som om deltagerne fra det andet hospital sad i et rum ved siden af, hvor vi kunne se hinanden i fuld størrelse gennem et stort hul i væggen, fortæller Mads Bendixen.

Tips til det hybride møde

  • Undlad aktiviteter, som de hybride rammer ikke understøtter godt nok – fx teambuilding eller konflikthåndtering.
  • Få det bedste ud af de teknologiske muligheder: Store skærme; ekstra kameraer; små surveys; ansigtsgallerier, chat mv. Afsæt ekstra god tid inden mødet til at sikre, at det tekniske fungerer.
  • Check grundigt ind med dem på distancen, og spørg undervejs om alle er med. Og check ud en ekstra gang, så aftaler er klare for alle
  • Uddeleger roller: Det tekniske, chatten, behovet for pauser, ordstyringen m.m.
  • Placer eventuelt mødelederen i et rum for sig selv, så vedkommende ikke kan tale direkte til deltagere i samme lokale.
  • Overvej at booke mindre mødelokaler til de medarbejdere, der fysisk er placeret i samme ejendom, så der kun sidder få mødedeltagere i samme lokale under mødet.
  • Prioriter øjenkontakt, husk at involvere deltagerne og overvej hvilke præsentationsmuligheder, du har.
  • Alle deltagere skal have samme muligheder. Vær opmærksom på ikke at forskelsbehandle ved fx at printe mødemateriale ud, servere morgenmad eller bruge fysiske tavler/whiteboards, hvis de ikke ses lige godt virtuelt og fysisk. 

Kilder: Mads Bendixen og Medarbejder- og Kompetencestyrelsen

Tjekliste til det hybride møde

Medarbejder- og Kompetencestyrelsen har udarbejdet en tjekliste til det hybride møde.

 

 


Senest revideret den 01. marts 2022