Anbefaling 2: Brug teknologiens muligheder til at organisere arbejdet bedre

Når I indfører ny teknologi og nye digitale systemer, er det normalt for et løse et eller flere specifikke problemer. Men ofte vil den nye teknologi samtidig give muligheder for at ændre på arbejdsrutiner og workflow, som ligger ud over de umiddelbare formål.

Overvej, om den nye teknik giver mulighed for at ændre på arbejdets organisering, som I afhjælper kendte problemer i arbejdsmiljøet. Fx ved at skabe bedre overblik, mere forudsigelighed i hverdagen, bedre opdeling mellem borger/kunderettede og administrative opgaver eller mere fleksibilitet og variation. Måske kan små justeringer i systemerne eller små ekstra investeringer give mærkbare lettelser i hverdagen.

Eksempel: IT letter arbejdspresset i Borgerservice i Greve:

Alle henvendelser til Borgerservice og til Job & Socialservice i Greve Kommune sker via elektronisk tidsbestilling på internettet. Det kan lyde som en barriere, men borgerne er tilfredse og medarbejderne har fået et bedre arbejdsmiljø.

"Borgerne er generelt utrolig tilfredse, ikke mindst fordi de ikke oplever ventetid. Samtidig oplever medarbejderne et mere roligt workflow, fordi vi på forhånd kan planlægge, hvor mange folk vi skal have ved skrankerne", siger Christian Skov Hansen, der er tillidsmand for de ansatte i Borgerservice.

Systemet har desuden skabt større variation i arbejdet, så medarbejderne roterer mellem forskellige arbejdsfunktioner ved skranken og i back-office i løbet af dagen. Og fredag er Borgerservice lukket, så medarbejderne har ro til koncentrationskrævende administrative opgaver.

I bookingsystemet er der lagt realistisk tid ind til de enkelte opgaver, men med en smule luft, så der er plads til akutte henvendelser, som altid kan opstå. Det betyder også, at mange borgere oplever 'minus-ventetider' og kommer til straks, selv om de er kommet tidligt til aftalen. Det giver positive smil og en glad stemning.

Læs mere om borgerservice i Greve

Eksempel: Akutplaner for alt i Trafiktårn Øst

Hele S-togdriften i København styres fra kontrolrummet i Trafiktårn Øst. Ofte er der stille. Men alle er klar til at træde i fuld funktion med sekunders varsel, hvis der opstår en driftsforstyrrelse.

"Vi har nødplaner for alt, så når der opstår en situation, ved alle præcis, hvad de skal gøre. Alle får travlt med hver deres del: Instrukser til lokoførerne, info til passagererne, omdirigering af togsæt, besked til Rejseplanen osv.", forklarer trafikleder Carsten Teddy Nielsen, som også er arbejdsmiljørepræsentant for de ansatte i kontrolcentret.

"De pludselige skift mellem afslappet ro og akut aktivitet kunne i princippet være en kilde til stress og dårligt psykisk arbejdsmiljø. Men det er ikke tilfældet. Vi har fuldstændig klare procedurer, gode støttesystemer og et super godt indbyrdes samarbejde. Vi har fuldstændig tillid til hinanden, og alle ved præcis, hvad de skal gøre, når de brænder på. Det giver sikkerhed og ro", siger han.

Læs mere om akutplaner Trafiktårn Øst

Tema: Ergonomi ved de nye skærmarbejdspladser

Denne artikel er del af et tema om de ergonomiske følger af de nye it-systemer, tablets og fleksible arbejdsdage, som er en del af en moderne kontorarbejdsplads. Temaet består af fem anbefalinger:

  1. Tænk ergonomi, teknologi og organisering i sammenhæng
  2. Brug teknologiens muligheder til at organisere arbejdet bedre
  3. Væg udstyr og software, der passer til opgaverne
  4. Skab mulighed for afveksling og fleksibilitet i hverdagen
  5. Hav fokus på at påvirke kulturen

Senest revideret den 7. september 2020