Det usynlige administrative arbejde

”Administrativt arbejde – er det noget særligt?” er titlen på Rikke Thomsens ph.d.-afhandling, der har skabt opmærksomhed siden 2016. Og det med rette. Afhandlingen giver nemlig et indblik i, hvilke elementer det administrative arbejde indeholder, og hvilken værdi det tilfører arbejdspladserne. Samtidig viser den, hvordan forandringer aktuelt ændrer arbejdet, og hvad det gør ved medarbejderne.

”Problemet med det administrative arbejde er, at det mest er kendt i form af generelle funktions- og stillingsbeskrivelser, men vi har ikke vidst eller været særlig optagede af, hvad det egentlig indeholder og har af betydning i praksis på arbejdspladserne. Vi har manglet et tydeligt billede af, hvad det administrative arbejde OGSÅ er – udover den gængse fortælling om, at administrative medarbejdere arbejder på kontor,” fortæller Rikke Thomsen.

”Når arbejdspladser ikke er bevidste om alle elementer i det administrative arbejde, kan det blive overset. I forbindelse med besparelser og forandringsprocesser kan arbejdspladserne komme til at fjerne værdifulde elementer i arbejdet, som i sidste ende kan have negative konsekvenser for opgaveløsningen og arbejdsmiljøet. Det handler om, at arbejdspladser bør anerkende, at administrativt arbejde kræver en særlig faglighed og består af flere elementer, som man ikke bare kan erstatte uden at gennemtænke, hvordan man vil sikre sig ikke at miste noget væsentligt og værdifuldt.”

De tre administrative aspekter

Rikke Thomsen dokumenterer i sin ph.d.-afhandling, at det særlige ved administrativt arbejde består af tre aspekter, som går på tværs af alle administrative stillinger – både hvad angår tid, sted og fagspecifikt indhold. Aspekterne kan dog fylde mere eller mindre i de enkelte stillinger.

”De tre aspekter er indbyrdes forbundne, overlappende og mere eller mindre fremtrædende i forskellige arbejdspraksisser, men de er altid til stede og har værdi for både medarbejderne selv, andre faggrupper, forvaltning og borgere,” fortæller Rikke Thomsen.

Det bureaukratiske aspekt handler for eksempel om at dokumentere og beskrive sager ansvarligt, styre og kontrollere processer ved at udarbejde vejledninger og værktøjer, der skal sikre gode opgaveforløb i organisationen, samt vurdere og tolke regler og bekendtgørelser.

Det teknologiske aspekt handler om at omsætte teknologi til praksis, oplære og supportere samt være teknologiambassadører. Det er ofte de administrative medarbejdere, der skal gå i front, og som først stifter bekendtskab med en ny teknologi, og de har i mange år været vant til at skulle omstille sig hurtigt og overbevise resten af organisationen.

Det relationelle aspekt handler om samarbejdet mellem forskellige faggrupper og det at løse problemer og spørgsmål i nuet samt det at servicere forskellige mennesker, hvor der både opstår positive og negative følelser, der skal håndteres.

”Fælles for de forskellige aspekter er, at værdien kan være overset på arbejdspladsen. Kigger man på det teknologiske aspekt, har administrative medarbejdere i årevis været vant til forandringer og ny teknologi. De har om nogen skullet have evnen til at omstille sig, få ting til at fungere og hjælpe andre med ombord. De kompetencer bliver ofte overset ved udvikling og implementering af ny teknologi,” fortæller Rikke Thomsen og peger på et andet aspekt, som er usynligt for omverdenen:

”Det relationelle aspekt bliver ofte taget for givet. Lige indtil det forsvinder. Arbejdspladser er meget lidt bevidste om, hvad det relationelle betyder i det administrative arbejde, og hvilken værdi det giver til opgaveløsningen og arbejdsmiljøet på arbejdspladsen. Lige præcis det relationelle aspekt kan være svært at genskabe, hvis der for eksempel sker besparelser eller centralisering af specifikke funktioner, hvor væsentlige opgaverelationer og håndtering af opgaver ikke har været synlige.”

Relationelt arbejde skal tales op

”Det er vigtigt, at arbejdspladser får blik for de usynlige aspekter af det administrative arbejde. Og det bliver selvfølgelig nemmere, når vi har et sprog for det. Vi skal for eksempel begynde at tale samspillet mellem mennesker i arbejdsopgaverne op. Det, der foregår mellem mennesker, når opgaver bliver løst, er nok langt vigtigere, end vi har troet. Det relationelle er ofte det, der binder organisationen sammen og skaber sammenhæng. Det er usynligt for selve opgaveløsningen, men det er meget vigtigt,” fortæller Rikke Thomsen og peger på de konsekvenser, der kan være ved at overse det:

”Hvis man som arbejdsplads ikke forholder sig til de væsentlige aspekter af en faggruppes arbejde, kan man risikere at tage beslutninger, som kan påvirke arbejdsmiljø og opgaveløsninger i negativ retning. Det sker utilsigtet på grund af uvidenhed og en forforståelse om, hvad arbejdet går ud på. Men netop derfor er det utrolig vigtigt, at det bliver synligt, hvilken værdi de forskellige elementer har, og at værdien bliver anerkendt. Hvis man ikke har øje for, hvordan dele af arbejdsaspekterne spiller sammen med andre, mister man noget værdifuldt.”

Brug medarbejderne som ressourcer

Ifølge Rikke Thomsen bør arbejdspladser være optagede af det arbejde, der foregår i praksis i samspil med andre faggrupper, inden de ændrer på dem. Det handler om at undgå at miste de gode ting, som ikke nødvendigvis står i en stillingsbeskrivelse.

”Det er en god idé at spørge de administrative medarbejdere til råds. Hvad er det, de bidrager med i de forskellige arbejdsopgaver? Og hvordan ser de selv på deres værdi og opgaver i praksis? Mange arbejdspladser hiver eksterne konsulenter ind, som skal bidrage med tanker om, hvordan det administrative arbejde kan organiseres mere smart og effektivt, men ofte har de ikke indsigt i arbejdet i praksis.”

”Arbejdspladsen har ofte de vigtigste ressourcer lige foran sig. Nemlig de mennesker, det handler om – de administrative medarbejdere. Jeg mener, arbejdspladserne bør bruge dem aktivt som ressourcer i forhold til at gennemtænke forandringer. Det kan faktisk være med til at kvalificere beslutninger og konkrete forandringstiltag. Når de administrative medarbejdere råber op i forbindelse med forandringer, er det ofte, fordi de kan se, at der er værdifulde ting, der vil forsvinde fra opgaveløsningen, eller som forandringerne ikke tager højde for. Det bør arbejdspladsen se som en kvalificering af forandringsprocesserne og ikke som brok,” pointerer Rikke Thomsen.

Hør mere om det usynlige administrative arbejde på konferencen 'Kontorarbejdets arbejdsmiljø' 4. maj 2021. Se programmet her.

---