Arbejdsmiljøkonsulentens gode råd
”Det er vigtigt, at ledelsen er opmærksomme på deres rolle i forhold til at have fokus på ergonomiske ændringer ved digitaliseringsprocesser,” fastslår Hanne Mølgaard, ergoterapeut og seniorkonsulent hos ArbejdsmiljøCentret.
- Vær på forkant – En leder bør altid tænke ordet ergonomi i det sekund en idé kommer på banen. Ved at være på forkant, ender arbejdspladsen ikke i situationer, hvor der opstår nye ergonomiske problemer.
- Brug tid på forarbejdet – En leder bør altid prioritere tid, ressourcer og penge på udviklingen i starten. Nye idéer vil ofte skulle tilpasses, laves om på og ændres løbende. Jo mere opmærksom arbejdspladsen er på de ergonomiske forhold i prototyperne, jo hurtigere de nå de gode resultat, og jo billigere vil det være i længden.
- Vær nysgerrig – En leder bør stille mange spørgsmål og dermed være nysgerrig på alle facetter af udviklingen. Ikke kun i forhold til kerneopgaven, men også i forhold til arbejdsstillinger og andre ergonomiske forhold. Nysgerrigheden kan også bruges til at inddrage en arbejdsmiljøprofessionel med indblik i ergonomi.
De fem kendetegn
I publikationen ”Ledelse af digital innovation” er der trukket fem vigtige pointer ud, når det handler om at skabe en arbejdsplads, hvor nye digitale muligheder bliver udnyttet til fordel for en bedre opgaveløsning.
Er arbejdspladsen bevidst om de fem kendetegn, vil det være lettere at lykkes med ledelse af digital innovation.
- Lederne fokuserer på digital innovations betydning for kerneopgaven
Det handler om at have fokus på digitaliseringens betydning og værdi for kerneopgaven og ikke have digitaliseringen som et mål i sig selv. Det er vigtigt, at medarbejderne oplever, at der er et tydeligt formål og konkrete gevinster i forhold til deres kerneopgave.
- Lederne opmuntrer medarbejdernes idéudvikling
Det handler om at give plads til medarbejdernes idéer omkring digital innovation, da medarbejderne er dem, der er tættest på hverdagens virkelighed og behov. Lederne skal udvise ægte nysgerrighed, opbygge tillid, anerkende idéer i den tidlige fase og hjælpe med at kvalificere gode forslag.
- Lederne skaber kultur og rammer for digital innovation
Det handler om at skabe en eksperimenterende kultur, hvor der er plads til at prøve ting af og tage fejl. Lederne skal sætte en vis struktur på idéudviklingen og skabe tydelige rammer om processen fra idé til implementering. De skal insistere, stille krav, skubbe på og holde fast – også i de faser, hvor processen er op ad bakke.
- Lederne fremmer et innovativt mindset og digitale kompetencer
Det handler om at lægge op til en nysgerrig tilgang til digital innovation og sørge for et vist niveau af digitale kompetencer hos medarbejderne. Lederne skal styrke både mindset og kompetencer hos ”den digitale bagtrop” – og opmuntre frontløberne til at dele deres viden, opsøge ny inspiration og prøve ting af.
- Lederne er også dygtige forandringsledere
Det handler om at flytte arbejdspladsen fra A til B. At kommunikere mening, inddrage alle, lytte til bekymringer, involvere relevante interessenter, lede opad og tilrettelægge en god implementeringsproces, så digitale projekter kommer godt i mål og nye arbejdsgange erstatter gamle. Lederen skal kunne overbevise medarbejderne om en attraktiv fremtid uden at kunne beskrive den præcist.
Han lyttede – det førte til en arbejdsmiljøpris
Brian Lindekilde Hansen, chef for Region Sjællands AMK-vagtcentral og Operativ Tjeneste, genkender flere af de fem kendetegn. Præhospitalt Center, Region Sjælland, vandt i 2018 arbejdsmiljøprisen for en af ambulancereddernes gode idéer.
Tidligere lå der i hver ambulance i Region Sjælland en kørselsvejledning på 20 tætskrevne sider, der beskrev, hvilket af regionens fire akutsygehuse en patient skulle køres til. Den korrekte destination kunne afhænge af patientens sygdom, tilstand, tid på døgnet samt speciale på modtagesygehuset. Det var en svær og bøvlet øvelse at finde rundt i, når redderne var på farten. Opgaven var forbundet med et unødigt stort psykisk pres. Redderne havde en konstant følelse af stress, når de skulle finde det rette sygehus i en manual, samtidig med at de stod med en dårlig patient.
Dyk ned i alle idéer
”En frustreret medarbejder tog fat i ledelsen på Præhospitalt Center en dag og sagde, at han havde en idé om at digitalisere processen, så vurderingen kunne foregå smartere. I stedet for at afvise en løs idé blev han bedt om at beskrive den nærmere, så den kunne vurderes ordentligt. Jeg er pr. definition nysgerrig på alle idéer, men skal typisk dykke lidt ned i dem, før jeg kan se, om idéen holder,” fortæller Brian Lindekilde Hansen.
Medarbejderen lavede et oplæg, og Præhospitalt Center så hurtigt potentialet i idéen. En app, hvor redderne kunne indtaste relevante oplysninger. Appen kunne derefter hurtigt give det korrekte svar på, hvor patienten skulle køres hen.
”Det vægtede højt, at idéen gjorde en forskel for den kerneopgave, redderne havde. De ville føle sig mindre pressede, og det reducerede antallet af opkald med forespørgsler til vagtcentralen, samtidig med at de kunne hjælpe patienten hurtigere. Vi forudså også, at der ville være mindre risiko for fejl i vurderingen af det rette modtagesygehus.”
Appen blev udviklet i samarbejde med ambulanceredderen, lægevagten, Præhospitalt Center og et eksternt konsulentfirma. Det tog et år, før det færdige produkt stod klar efter pilottest og rettelser. I dag bruger alle ambulancer og lægevagter i Region Sjælland appen, som ved hjælp af geolokation, postnummer og den indtastede information om patienten lynhurtigt viser, hvilket sygehus patienten skal køres til. Appen vandt sågar arbejdsmiljøprisen i 2018.
Afvis aldrig på forhånd
Brian Lindekilde Hansen er ikke i tvivl om, at hans evne til at modtage, prioritere og bearbejde medarbejdernes idéer har betydning for medarbejdernes arbejdsmiljø.
”Vi har en kultur, hvor alle idéer er velkomne. Små, løse idéer kan udvikle sig. Det handler faktisk rigtig meget om tillid og om at blive lyttet til. Jeg er altid meget positiv, når nogen kommer med en idé. Jeg stiller helt naturligt en række nysgerrige spørgsmål: Hvad tænker du, og hvorfor tænker du det? Hvordan kan din idé gøre det lettere at løse vores opgaver? Hvad kan det give os af gevinster på sigt? Kan vi også få problemer? Alle de spørgsmål gennemgår jeg med medarbejderen,” fortæller Brian Lindekilde Hansen.
”Det er altafgørende, at en medarbejder aldrig bliver afvist med en idé, før den er vurderet. Der er selvfølgelig masser af idéer, som aldrig bliver til virkelighed, men en idé skal kun afvises, når den er grundigt vurderet. Ellers mister man medarbejdernes tillid. Jeg gør meget ud af at have en tillidsfuld kultur, hvor alle tør komme med deres idéer. Hvis jeg lukkede den kanal, er risikoen, at vi som arbejdsplads kunne gå glip af gode og innovative ideer.”
Tre gode råd fra Brian Lindekilde Hansen:
Lyt altid: Vær altid åben, når en medarbejder kommer med en idé. Det er meget ofte dem, der er tættest på problemerne, og de har derfor lettest ved at finde de logiske og realiserbare løsninger. Når du lytter, skaber du tryghed og tillid.
Vær nysgerrig: Spørg altid ind til medarbejderens idé. I nysgerrigheden er der meget viden at hente. Det værste, man kan gøre som leder, er at lytte halvt. Hellere udskyde snakken, til man har tid, end afvise. Føler en medarbejder sig afvist uden grund, stopper både tillid og idéudvikling. Opstil eventuelt en række kriterier, som I altid vurderer idéen ud fra.
Involver og anerkend: Hvis en medarbejder serverer en idé, skal vedkommende involveres. Vedkommende skal have æren for idéen, hvis den bliver videreudviklet. Det er super motiverende for medarbejdergruppen at se deres idéer vokse og blive til virkelighed. Det skaber lyst og motivation til forandringsprocesser. Som leder må du aldrig tage æren for projektet.
Denne artikel er en del af et tema om digitalisering og ergonomi. Find overblikket over temaet her.