Medarbejderinddragelse er nødvendig

Det kræver medarbejderinddragelse at skabe god ergonomi og et godt arbejdsmiljø, når der indføres nye digitale løsninger. Ledelsen spiller en central rolle, fortæller Ditte Bjerregaard Leonhard, viden- og projektchef på Techcollege.

”Digitaliseringen er kommet for at blive. Den skal ikke betragtes som noget farligt, men som et redskab til at løfte medarbejdernes arbejdsopgaver og arbejdsmiljø. Og den opgave kan kun løses succesfuldt, hvis medarbejderne er en central del af at indføre og udvikle teknologien,” fastslår Ditte Bjerregaard Leonhard. Hun er optaget af at udvikle de bedste digitale løsninger via medarbejderinddragelse.

I 2017 var Ditte Bjerregaard Leonhard områdedirektør for administration og stab på UCN act2learn. Her var hun initiativtager til at indføre den nye administrative robotteknologi RPA – også kaldet Robotic Process Automation.

”Jeg havde et ønske om at styre udviklingen af ny teknologi på arbejdspladsen. Alle havde hørt dommedagsprofetierne om, at softwarerobotteknologi ville komme og tage arbejdet fra de kontoransatte. Men det var slet ikke min opfattelse,” fortæller Ditte Bjerregaard Leonhard. Hun så muligheder og startede derfor en proces, hvor målet var at forbedre de kontoransattes opgaveløsning og arbejdsmiljø.

Hvad har vi brug for?

Ditte Bjerregaard Leonhard startede en medarbejderdrevet proces, hvor medarbejderne i første omgang fik lov at give udtryk for, hvilke opgaver de godt kunne tænke sig blev automatiseret.

Det var blandt andet opgaver, der var præget af ensidighed, hvor de ansatte skulle flytte mange data manuelt mellem forskellige systemer, samt andre opgaver, der var besværlige og tog lang tid. Ønskerne blev præsenteret for et konsulenthus, som tog stilling til de teknologiske muligheder.

Til at starte med var kernen i medarbejderinddragelsen: Hvad har vi brug for? Og hvad kan lade sig gøre med softwarerobotteknologi? På den baggrund blev nogle områder udvalgt og andre kasseret. Dernæst blev der nedsat medarbejderteams, der blev inddraget i både idéfase, udvikling og afprøvning af teknologien.

”Jeg har altid haft et stort medarbejderfokus, fordi det er medarbejderne, der er eksperter på deres opgaver og dermed også de processer, som en potentiel ny teknologi skal udføre. De kender opgaverne bedst og ved, hvilke resultater der skal skabes. Som leder ved man simpelthen ikke nok om detaljerne i opgaverne, og derfor er det uhensigtsmæssigt at beslutte noget, før medarbejderne har bidraget med deres input, viden og holdninger. De skal være med til at udvikle et projekt hver gang,” fortæller Ditte Bjerregaard Leonhard. Hun tror ikke på, at digitaliseringsprojekter bliver succesfulde, hvis de er topstyrede.

Medarbejderne var optaget af at slippe for det ensidige gentagne arbejde, og et gennemgående ønske fra medarbejderne var at få automatiseret de tunge tasteopgaver. Derfor var de nysgerrige på, hvordan de ensformige arbejdsopgaver kunne digitaliseres.

Klogere end rådgiverne

Ditte Bjerregaard Leonhard oplevede hurtigt positive medarbejdere, der tog ejerskab for processen. De kom med idéer og gav feedback på ting, der virkede og ikke virkede. De var kort sagt med hele vejen, fra udvikling, implementering og til den endelig drift.

”Jeg havde ikke en bestemt måde at se tingene på, og min intention var ikke en skjult effektiviseringsagenda. Jeg havde et oprigtigt ønske om at give medarbejderne indflydelse på at løfte deres arbejdsmiljø,” fortæller Ditte Bjerregaard Leonhard. Hun ville ikke at begå den klassiske fejl, hvor hun som leder tog for hurtige beslutninger på medarbejdernes vegne.

”Jeg mener, at det som leder handler om at have ansvaret for styre en proces. Alt, hvad der ligger derudover, skal medarbejderne inddrages i. De skal spille ind, få idéer og give forslag til ændringer. Ledelsen skal lytte og handle. Medarbejderne er ofte klogere end en rådgiver, når det kommer til detaljerne i opgaverne. Derfor er det meget vigtigt, at de har mulighed for at give input til konkrete ændringer, når noget skal digitaliseres.”

Mængden af rutinemæssige opgaver faldt hos medarbejderne på UCN act2learn, da de indførte softwarerobotter. Medarbejderne fik opfyldt deres ønske om færre rutinemæssige tasteopgaver. Deres faglige stolthed voksede, og de endte med en teknologi, som matchede deres behov.

Fokus på ergonomi og ikke kun funktion

Hanne Mølgaard, ergoterapeut og seniorkonsulent hos ArbejdsmiljøCentret er enig i at medarbejderne er en nøglebrik i udviklingen.

”Medarbejderne har altid den vigtigste viden om kerneopgaven og de funktioner digitaliseringen skal kunne opfylde. Det ligger meget latent hos dem at opgaven skal løses bedst muligt. Der hvor man skal huske også at bruge deres viden, er i forhold til ergonomien. Det er nemlig ikke sikkert, at de selv har fokus på det, før der er lavet en ny løsning, som måske har skabt nogle nye problemer, der gør ondt eller føles irriterende. De fleste medarbejdere vil have vigtig viden at bidrage med, hvis de bliver spurgt direkte ind til arbejdsstillinger, inventar, variation, rækkeafstand osv. i forhold til de nye løsninger,” forklarer Hanne Mølgaard.

Ifølge arbejdsmiljøkonsulenten bør man have en opmærksomhed på, at de fleste kontoransatte naturligt vil have et primært fokus på funktionen. Der kan derfor være en blind vinkel i forhold til, hvad det kan medføre af ergonomiske ændringer. Her kan det være en fordel tidligt at inddrage arbejdsmiljøorganisationen eller eksterne arbejdsmiljøbriller.

Fremtidsbriller

I dag sidder Ditte Bjerregaard Leonhard som viden- og projektchef på Techcollege, hvor hun igennem projekter er med til at løfte EUD-uddannelserne på det digitale område. Hun har erfaringerne fra UCN act2learn med sig i bagagen, og hun er ikke i tvivl om, at de fleste af fremtidens medarbejdere vil opleve en dagsorden, hvor flere og flere opgaver bliver digitaliseret.

”Vi skal som samfund være opmærksomme på at gøre folk i stand til at se teknologiske muligheder. Det gælder kontoransatte såvel som andre brancher. Medarbejdere skal have en refleksiv tilgang til, hvad teknologien kan bruges til i dag, men også hvor den kan føre os hen i morgen.”

Hun mener, at ledere skal være nysgerrig på medarbejdernes tanker, lang tid før arbejdspladsen selv har svarene.

”For 10 år siden skabte tanker om ny teknologi og digitalisering uro hos mange medarbejdere. Om få år vil den moderne medarbejder have teknologiske briller som en naturlig del af rygsækken,” fastslår Ditte Bjerregaard Leonhard.

HUSK

”Det er ikke alle medarbejdere, der er gearede eller har kompetencerne til at gå forrest i en udviklingsproces med ny digitalisering. Men det betyder ikke, at de andre medarbejdere ikke skal inddrages. Ledelsens opgave er derfor at inddrage alle medarbejdere på forskellig vis. Nogle er frontløbere med høj motivation og mange input; andre er mere tilbageholdende og har brug for overlevering og andre måder at kunne give deres meninger til kende på,” fastslår Ditte Bjerregaard Leonhard.

 

Hvad er RPA?

RPA er en forkortelse for Robotic Process Automation. RPA er softwarerobotter, der udfører en medarbejders manuelle opgaver på tværs af systemer og dokumenter.

 

Arbejdsmiljøkonsulentens bedste råd:

”Man sikrer først og fremmest en god digital udviklingsproces, ved at sørge for ikke at lave noget, som ikke kan tilpasses eller laves om ergonomisk. Det er vigtigt, at man hele tiden tager stilling til hvad digitaliseringen betyder for ergonomien. Har man pludselig fået indført en masse små knapper, gentagne klik eller lange rækkeafstande – så skal det måske tilpasses – så medarbejderne ikke får problemer med smerter på sigt”.


Denne artikel er en del af et tema om digitalisering og ergonomi.
Find overblikket over temaet her.


Senest revideret den 24. november 2020