Hold fast i erfaringerne fra nedlukningen

Corona-nedlukningerne viste, at medarbejderne klarerede opgaverne, selv om lederne blev tvunget til at slippe noget af kontrollen. Nu er kunsten ikke at vende tilbage til de gamle vaner, mener to kommunaldirektører og en forsker.

Af Søren Svith

Kommunaldirektør Thomas Knudsen fra Lollands Kommune kalder corona-perioden for ”en fantastisk træningsbane for tillidsbaseret ledelse”.

”Organisationen kørte videre, selv om vi ikke blandede os. Det har vi bemærket i kommunens ledergruppe, og vi er enige om, at vi fremtiden skal styre mindre og udstikke bredere rammer,” siger han.

Hans kollega i Rudersdal Kommune, Birgitte Lundgren, har også fået bekræftet, at man kommer rigtig langt med tillid.

”Under nedlukningen var der slet ikke tid til, at lederne først skulle definere opgaverne, og så tog medarbejderne over og fik løst dem. Det var billedet på tværs af kommunens funktioner lige fra sagsbehandling til de svære forhold i vores plejecentre og dagtilbud,” fortæller hun.

En udfordring for lederne

Udfordringen for begge ledere er nu at få fastholdt de gode erfaringer, så organisationen ikke falder tilbage i de gamle vaner. I den forbindelse har det været vigtigt at få aftaler på plads om hjemmearbejde.

 ”Fordi vi oplevede, at det fungerede under nedlukningen, har jeg stået fast på at give medarbejderne mere fleksibilitet. Derfor har vi allerede i 2020 fået en aftale om hjemmearbejde på plads,” fortæller Birgitte Lundgren.

Aftalen har lettet overgangen fra nedlukning til normale forhold, fordi man kunne gå mere direkte fra nedlukning til en fleksibel ordning uden at skulle tilbage til det gamle system i en periode. Men trods det er der stadig mange udfordringer – især for lederne.

”Nedlukningen har været udfordrende for mange af vores ledere, fordi de akut fik meget mindre nærhed og dermed kontrol over medarbejderne og opgaverne. Jeg tror, at det har været svært for mange,” siger Birgitte Lundgren.

I Lollands Kommune oplevede Thomas Knudsen det samme.

”Måske har det i virkeligheden mest været et problem i toppen af hierarkiet. I de øverste ledelseslag har det været lidt ensomt under nedlukningen. Det er angstprovokerende ikke at kunne overskue sit produktionsapparat,” siger han.

Sammenhængskraft

Under hele nedlukningen har lektor Steen Navrbjerg fra Københavns Universitet i samarbejde med kolleger på CBS interviewet ledere i forskningsprojektet Virtuel ledelse under corona-krisen. Hans forskning bekræfter, at den generelle tendens er, at medarbejderne var langt mere effektive hjemmefra end lederne havde forventet.

”I den første nedlukning havde lederne meget fokus på produktivitet, men i anden nedlukning var det ikke længere et fokuspunkt. Her var de mere bekymrede for sammenhængskraften i organisationen”, fortæller han.

De to kommunaldirektører genkender begge denne bekymring blandt deres ledere. Birgitte Lundgren ser det som et vigtigt opmærksomhedspunkt, fordi der er en social muskel, som skal masseres igen.

”Nogle medarbejdere havde oparbejdet modstand mod at komme tilbage, men det fungerer ikke, at de sidder hjemme og putter sig. Vi har brug for den social interaktion omkring kaffemaskinen og andre steder,” siger hun.

Thomas Knudsen vil dog gerne udfordre problemstillingen med sammenhængskraft.

”Det handler også om, at der kom mindre opmærksomhed på det, der sker lige omkring borgmesterkontoret. Andre faggrupper, som ikke ellers får så meget opmærksomhed, blev meget synlige i coronaperioden. Især teknisk service og rengøring,” siger han.

Nye roller til lederne

Bekymring for sammenhængskraften bliver af nogle ledere brugt som argument for ikke at give medarbejderne mere fleksibilitet i forhold til fx hjemmearbejde. Ifølge Steen Navrbjerg kan det være en hel reel bekymring, men han opfordrer lederne til at reflektere over erfaringerne fra nedlukningerne, og hvad de kommer til at betyde for fremtiden.

”Jeg møder overraskende mange ledere, som ikke har flyttet sig. En leder sagde fx til mig, at hjemmearbejde er en gave, som han kan give til udvalgte medarbejdere. Men der er sket en magtforskydning. Medarbejderne forventer mere frihed til selv at tilrettelægge deres arbejde efter corona-erfaringerne, og nogle vil simpelt hen ikke arbejde steder, hvor ledelsen kræver, at alle kommer fysisk på arbejde hver dag. De virksomheder, hvor man ikke kan tilbyde den fleksibilitet, risikerer at tabe i kampen om den gode arbejdskraft,” siger han.

I Rudersdal Kommune oplever Birgitte Lundgren også, at der er ledere, som er bekymrede for at give slip på kontrollen.

”Men det er den vej, vi skal gå. Vi skal væk fra at kigge medarbejderne så meget over skuldrene og kontrollere timer. Vores erfaring er jo, at medarbejderne er meget pligtopfyldende og løser deres opgaver, også selv om det nogle gange går ud over arbejdstiden”, siger hun.

Birgitte Lundgren er meget optaget af, hvordan man kan give medarbejderne mere fleksibilitet samtidig med, at lederne kan føle sig trygge i deres nye rolle.

”Vi er er i gang med at finde ud af, hvordan vi finder balancen, og vi har ikke svarene endnu. Men jeg tror, at det vil kræve nye lederkompetencer,” siger hun.

Thomas Knudsen mener, at lederne skal øve sig i at blande sig noget mindre.

”Der er en tendens til, at lederne bliver beslutningsautomater, hvis noget er bøvlet, og der er også bekvemt for medarbejder, at lederen tager de svære beslutninger. Men begge parter skal vænne sig til, at lederne instruerer mindre og i stedet koncentrerer sig om at sikre medarbejdernes forudsætninger for at udføre deres arbejde og skaber rammerne for det. Så det er vigtigt, at vi ikke begynder at blande os i alle mulige deltaljer igen,” siger han.

Sådan gør de i Rudersdal og på Lolland

Begge kommuner har lavet aftaler gennem MED-systemet om 1-2 hjemmearbejdsdage, som er frivillige for medarbejderne. Hjemmearbejdet skal aftales med nærmeste leder og muligheden for at arbejde hjemme afhænger af, om opgaven kan løses hjemmefra.

Rudersdal Kommune har sat gang i et udviklingsprojekt i organisationen, som skal sætte fokus på Fremtidens arbejdsplads på Rudersdal Rådhus. I løbet af projektperioden skal behovet for ny indretning analyseres i lyset af det mere fleksible arbejde, og der skal afprøves forskellige løsninger.

Se også:

Virtuel ledelse under coronakrisen, rapport II


Senest revideret den 30. november 2021