”Der er en tendens til, at vi kigger på kontorarbejde som noget, der indeholder de samme arbejdsopgaver og vilkår. Det er en stor fejl, da kontorarbejde består af mange forskellige opgaver og foregår under vidt forskellige vilkår, hvilket afspejler sig i forskellige udfordringer i forhold til arbejdsmiljøet,” fortæller Vibeke Andersen, arbejdslivsforsker fra Aalborg Universitet.
Hun mener, det er vigtigt at kigge på, hvad de forskellige dele af kontorarbejdet er sammensat af.
”Det gælder sådan set for alle jobfunktioner, men fordi vi er så vant til at betragte kontorarbejde som en samlet betegnelse, er vi er nødt til at dykke ned i de konkrete stillinger for at se og forstå, hvilke vilkår de er sammensat af. På den måde får vi et bedre indblik i, hvor der er forskelle og ligheder. Hvis vi ikke forholder os til nuancerne, får vi ikke så let øje på de forskellige udfordringer.”
Væk med generelle betragtninger
”Helt overordnet betragter vi kontorarbejde som forskellige former for administrativt arbejde. Men som alt andet arbejde varierer opgaverne, afhængigt af hvilken arbejdsplads det foregår på, og hvilke samarbejdsrelationer, arbejdsfordelinger og tidsstrukturer det indgår i. Generelle betragtninger og anbefalinger kan derfor aldrig være dækkende for alle former for kontorarbejde. Det er vigtigt at have øje for de forskellige udfordringer og vilkår, der gør sig gældende på de forskellige arbejdspladser. Det er også vigtigt at være opmærksom på, at der kan være forhold, som er gode og udfordrende på en og samme tid, eller som fungerer godt ét sted og ikke et andet. Vilkårene er ikke entydige,” fortæller Vibeke Andersen.
Hun gennemgår i det følgende to dimensioner i kontorarbejdet, der meget tydeligt viser, at kontorarbejde indeholder forskellige elementer, som er afgørende for den enkeltes arbejdsmiljø. Den første handler om borgerkontakt eller ej, og den anden om graden af faste eller fleksible arbejdstider og -rum. De to dimensioner er eksempler på de forskelligheder, der kan være i kontorarbejde.
Borgerkontakt eller back office
”Når stillingen indeholder borgerkontakt, giver det både positive og vanskelige udfordringer. Det kan være dejligt at have kontakt til andre mennesker, få mulighed for at yde en god service og opleve, at man gør en forskel, men der kan også opstå konflikter i kontakten til andre mennesker, som for eksempel kan hænge sammen med forventninger, der af forskellige grunde ikke altid kan indfries. Det kan være, at en arbejdsplads har en tydelig mission om, at det er borgeren, der er i centrum, men at arbejdspladsen samtidig har et produktivitetsmål om, at god borgerbetjening maksimalt må have en varighed af fem minutter. Det har den enkelte administrative medarbejder ikke selv indflydelse på og er måske heller ikke enig i,” forklarer Vibeke Andersen og pointerer, at det kan være et svært vilkår at stå mellem at yde god service og samtidig leve op til nogle fastlagte performancekrav på arbejdspladsen.
Ifølge Vibeke Andersen er kontorarbejde med borgerkontakt ofte meget synligt på arbejdspladsen, hvorimod andre typer kontorarbejde kan være mere usynlige.
”Back office-opgaver er i modsætning til opgaver med stor borgerkontakt langt mere usynlige på arbejdspladsen. De medarbejdere, der sidder med de opgaver, kan derfor have udfordringer i forhold til at få forståelse for vigtigheden af deres arbejde blandt andre kolleger på arbejdspladsen. Det kan være sværere at opnå anerkendelse for deres arbejde, da de ikke på samme måde er synlige. Arbejdspladser skal være opmærksomme på den faktor i det daglige, da back office-opgaver er lige så vigtige i forhold til den overordnede opgavevaretagelse.”
Faste eller fleksible arbejdstider og -rum
En anden dimension i forhold til kontorarbejdet er spændet mellem fast arbejdstid og fleksible arbejdstider og -rum. Mange kontormedarbejdere har faste arbejdstider, som både hænger sammen med traditioner, og at de forventes at stå til rådighed for andre personalegrupper. De er ofte også afhængige af andres arbejde.
”Det betyder, at de ikke har den samme fleksibilitet i forhold til hverken arbejdsopgaver eller arbejdstider. De har ofte mange bundne opgaver på faste tidspunkter og skal tillige kunne indgå i løsninger af arbejdsopgaver omgående. Kontormedarbejdere med faste arbejdstider oplever oftere at blive forstyrret af mange uforudsete og pludselige arbejdsopgaver fra andre faggrupper på arbejdspladsen, som de skal servicere. Det kan forstyrre de koncentrationskrævende kerneopgaver, som de også skal udføre. Det kan være svært at navigere imellem det at stå til rådighed for og hjælpe andre samtidig med at få egne opgaver løst. Det er forhold, der er vigtige at se og tage højde for,” fortæller Vibeke Andersen.
”Hvis man modsat arbejder med fleksible arbejdstider og -rum, kan det være vanskeligt selv at skulle sætte grænserne for, hvornår arbejdstiden ophører. Hvordan forholder man sig, hvis der kommer mails sent om aftenen eller på helligdage? Hvornår er opgaven løst godt nok, og hvem spørger man til råds, hvis en opgave er svær at løse? Det er vigtigt at kigge på forventninger og forpligtelser, når der er meget selvledelse i jobfunktionen,” forklarer Vibeke Andersen og henleder særligt opmærksomheden på tilhørsforholdet til kolleger og ledelsen.
”Vi ved, at følelsen af at høre til er enormt vigtig for vores motivation på jobbet. Og det er nemmere at høre til, når man har en fast plads på kontoret. De personer, som arbejder meget hjemmefra, eller som er meget ude, og dermed i høj grad selv bestemmer deres arbejdstid, og hvor de arbejder fra, kan blive udfordret på tilhørsforhold. Når de ikke er på arbejdspladsen samtidig med kollegerne, betyder det, at de mange uformelle sociale kontakter og relationer i kaffepauser og til frokoster er vanskelige at opretholde. Det kan skabe udfordringer i forhold til at føle sig alene og mangle muligheder for at diskutere vigtige forhold vedrørende selve arbejdet og arbejdsbetingelserne.
Mere dialog
Vibeke Andersen ønsker, at arbejdspladser begynder at tale mere om kontorarbejdets nuancer. Og hun håber, det vil sætte nye tanker i gang.
”Vi skal have mere dialog om ligheder, forskelligheder og udfordringer i kontorarbejdets arbejdsmiljø. Det handler om at skabe en ny bevidsthed, der gør, at alle begynder at kigge på kontorarbejdet på en ny måde. Det skal gøres løbende, i takt med at jobfunktioner og arbejdsopgaver udvikler sig. Alle arbejdspladser bør spørge sig selv: Hvad er det for dimensioner, poler og nuancer, vi kan se, når vi dykker ned og kigger væk fra overfladen af kontorarbejdet hos os, og hvad betyder de nuancer for vores medarbejdere og vores arbejdsmiljø?”
Vibeke Andersen uddyber sit syn på kontorarbejdet på konferencen 'Kontorarbejdets arbejdsmiljø' 4. maj 2021. Se programmet her.